人事制度で管理すべき３つのＫＰＩ指標とは？

コラム,人事制度運用のアウトソーシング,人事管理のDXサポート,評価制度設計,賃金制度設計

はじめに

中小企業の経営者として、日々の業務に追われる中で、人事制度の重要性やKPI指標の意味を理解するのは容易ではありません。しかし、経営の効果を最大化するためには、人事制度の正しい知識と、それを示すKPI指標の理解が欠かせません。この記事では、中小企業の経営者が知るべき人事制度の重要性と、それを示す3つのKPI指標について詳しく解説します。

中小企業の経営者は、多岐にわたる業務を担当することが多く、特に人事制度の導入や改善は後回しにされがちです。しかし、社員のモチベーション向上や生産性の向上、そして企業成長のための戦略的な決断をする上で、人事制度の重要性は非常に高いです。実際に、成功している中小企業の多くは、人事制度の導入や改善に力を入れており、それにより社員の満足度や生産性が向上しています。人事制度を見直すことで、従業員のモチベーションを高め、企業全体の生産性を向上させることができるのです。そのため、経営者としては、日々の忙しさの中でも、人事制度の導入や改善に取り組むことが重要となります。

KPI指標の基本概念

KPI指標とは？

KPI（Key Performance Indicator）指標とは、経営や業務の成果を数値化して表す指標のことを指します。これは、経営の目標や方針と実際の業績とのギャップを確認するための手段として使用されます。

KPIは経営の「羅針盤」とも言えるもので、その数値をもとに企業の方向性を確認したり、必要な対策を立てたりすることができます。たとえば、従業員の生産性を向上させるための目標を設定した場合、その目標に向けての進捗状況をKPIで確認することができます。このように、KPIは目標達成のための具体的な道しるべとして、経営者や管理職にとって非常に役立つツールです。

中小企業におけるKPIの役割

中小企業においても、大企業と同じく、ビジョンやミッションを具体的に達成するためには、KPIの設定とその管理が重要です。特に中小企業は、資源が限られているため、効果的な経営を行うためには、KPIを正しく設定・管理することが求められます。

中小企業の場合、大企業と比べて経営資源が限られています。そのため、その限られた資源を効果的に使うための指標、つまりKPIが非常に重要となります。たとえば、新しい商品の開発や新しい市場への進出を考えている場合、それに必要な資金や人材、時間などの資源を効果的に使うためのKPIを設定することで、無駄なく目標に向かって進むことができます。また、KPIを設定することで、経営者や管理職だけでなく、一般の社員も目標に対する意識を高めることができるのです。

管理すべき3つのKPI指標とその特徴

1. 従業員満足度（ES: Employee Satisfaction）

従業員の満足度は、従業員が職場環境や給与、仕事内容にどれだけ満足しているかを示す指標です。例えば、ある中小企業A社は、従業員満足度のアンケートを定期的に実施しており、その結果を基に福利厚生や職場環境の改善を進めています。その結果、従業員の満足度が向上し、生産性も向上したという事例があります。

従業員の満足度は、業績向上や生産性の向上、さらには企業のブランド力向上にも繋がる重要な指標となっています。中小企業の経営者としては、限られた資源の中でどのように従業員の満足度を向上させるかが課題となりますが、満足度の向上は従業員のモチベーションアップやスキルアップ、チームワークの向上など、多岐にわたる利点があります。

具体的な取り組みとしては、福利厚生の充実やキャリアアップのサポート、職場環境の改善などが考えられます。また、定期的なアンケートやフィードバックの収集を行い、従業員の声を直接聞くことで、満足度の向上に繋がるポイントを見つけることができます。

2. 離職率

離職率は、一定期間内に退職する従業員の割合を示す指標です。B社の場合、離職率が高かったため、退職理由のアンケートを実施。その結果、給与やキャリアアップの機会が少ないことが原因と分かり、給与体系の見直しや研修の実施を行ったところ、離職率が大幅に低下しました。

高い離職率は、経営上のリスクとなります。従業員の入れ替わりが頻繁になると、社内のノウハウが外部に流出するリスクがあり、新しい従業員の教育や研修にもコストがかかります。そのため、離職率を低く保つことは、中小企業の経営においても非常に重要です。

退職理由のアンケートを実施することで、離職の原因や背景を深く探ることができます。また、従業員とのコミュニケーションを増やし、彼らの不満や要望を直接聞くことも効果的です。それに基づき、給与体系の見直しやキャリアアップの機会の提供、職場環境の改善などの具体的な施策を実施することで、離職率の低下を目指すことができます。

3. 生産性

生産性は、所定の時間内にどれだけの業務が達成できるかを示す指標です。C社では、生産性向上のためのプロジェクトを立ち上げ、業務フローの見直しや効率的なツールの導入を行いました。その結果、同じ時間内に以前の

1.5倍の業務を達成できるようになりました。

生産性の向上は、中小企業の経営においても大きな課題となります。資源が限られている中小企業では、同じ時間内により多くの業務を達成することで、収益の向上やコスト削減を実現することが可能です。

生産性向上のための取り組みとしては、業務フローの見直しや効率的なツールの導入、従業員のスキルアップ研修などが考えられます。また、従業員の働き方や業務の方法についてのフィードバックを収集することで、業務の無駄や改善点を発見することができます。このような取り組みを通じて、生産性の向上を目指すことができます。

KPIを適切に設定・管理するためのステップ

ステップ1: 目標設定

目標設定は、SMART原則を用いると効果的です。これは、具体的(Specific)、計測可能(Measurable)、達成可能(Achievable)、関連性(Relevant)、時間的に限定された(Time-bound)の5つの要素を持った目標を設定する方法です。

目標設定は、経営戦略の基盤となる部分です。明確で実現可能な目標を設定することで、企業の方向性がはっきりし、従業員のモチベーションも高まります。特に中小企業では、限られたリソースを有効に活用するために、目標の優先順位を明確にすることが必要です。

SMART原則を用いると、実現可能で具体的な目標を立てることができます。例えば、「今年度の売上を前年比10%増加させる」という目標は、具体的で計測可能、時間的に限定された目標となります。このような目標を設定することで、具体的なアクションプランを立てやすくなります。

また、関連性を持った目標設定は、企業のビジョンやミッションに直結した目標を意味します。中小企業の経営者としては、日常業務の中で目標を見失わないよう、定期的に目標の達成状況を確認し、必要に応じて目標を修正することが重要です。

ステップ2: データ収集

データは、正確で信頼性の高いものを使用することが重要です。D社では、外部の専門家を招き、正確なデータ収集の方法を学び、その後の経営判断に活かしています。

データ収集は、KPIの設定や管理の土台となるステップです。中小企業の経営者にとって、正確で信頼性の高いデータは、経営判断の信頼性を高める上で不可欠です。データが不正確であったり、収集方法に問題があると、誤った経営判断を下してしまうリスクが高まります。

データ収集の際には、データの出所や収集方法、データの更新頻度などを明確にすることが重要です。また、外部の専門家やコンサルタントを招き、データ収集の方法やツールの使い方を学ぶことも、正確なデータ収集のための一つの方法です。

中小企業の経営者としては、日々の業務の中でデータ収集や分析に直接関与する時間が限られている場合も多いため、効率的なデータ収集の方法を取り入れることで、より正確な経営判断を下すことができます。

ステップ3: 分析と評価

KPIデータの分析には、専門的な知識やツールが必要です。E社の場合、データの分析に特化した部署を設置し、日々のKPIの動向を分析し、必要に応じて経営戦略を見直しています。

KPIデータの分析と評価は、設定した目標が適切に進行しているか、またその目標に対しての進行状況を把握するためのステップです。中小企業の経営者としては、定期的にKPIデータの分析を行い、目標に対する達成状況を確認することが重要です。

専門的な知識やツールを活用することで、データの深堀りや複雑な分析も可能になります。E社のように、データ分析に特化した部署を設置することで、日々のKPIの動向を即座に分析し、迅速な経営判断を下すことができます。

また、分析の結果に基づき、目標の修正や経営戦略の見直しを行うことで、企業の成長を加速させることができます。中小企業の経営者としては、KPIデータの分析結果をもとに、経営戦略の柔軟な見直しや改善を進めることが求められます。

中小企業経営者が知っておくべきKPIの誤解

誤解1: KPIは数値のみが重要

数値だけに注目するのではなく、背景や状況を理解することも重要です。F社では、数値だけを追求するあまり、従業員のモチベーション低下を招いてしまった経験があります。

KPIの数値を追求することは、ビジネスの成果を測定する上で非常に重要です。しかし、それだけに固執すると、数値達成のための短絡的な行動や、組織の中での不均衡が生まれるリスクがあります。中小企業の経営者として、数値の背後にある意味や、数値を上げるためのプロセスをしっかりと理解することが求められます。

F社の事例を考えると、数値達成のために過度なプレッシャーを従業員にかけ続けた結果、従業員のモチベーションが低下し、中長期的な業績の低下を招いてしまいました。このような事態を避けるためには、数値だけでなく、その数値がどのようにして達成されたのか、従業員の声やフィードバックをきちんと取り入れ、組織全体としてのバランスを保つことが重要です。

数値は経営の方向性を示す一つの指標であり、その達成を目指すことは当然ですが、経営者としては数値だけでなく、企業文化や従業員の働きがい、組織の健全性も同時に追求する必要があります。

誤解2: すべてのKPIが全ての企業に適している

企業の特性や業界、状況によって適切なKPIは異なります。G社の場合、他社と同じKPIを採用したが、その指標が自社のビジネスモデルに合っていなかったため、経営が難航した事例があります。

KPIの選定は、企業の戦略やビジネスモデル、業界の特性などに合わせて行う必要があります。一般的によく使われるKPIや、競合他社が採用しているKPIをそのまま自社に取り入れることが、必ずしも最適ではありません。

G社のように、他社と同じKPIを採用してしまうと、そのKPIが自社の事業や経営戦略と合致していない場合、不適切な経営判断を下してしまうリスクが高まります。
例えば、ある業界で主流のKPIが、別の業界の中小企業には適さない場合が考えられます。

経営者として、自社の事業戦略や特性を理解した上で、最も適切なKPIを選定することが求められます。そのためには、経営の方向性や目指すべき姿、従業員の意識や能力、業界の動向など、多岐にわたる要素を総合的に考慮する必要があります。

KPIの選定や見直しは、経営の方向性を明確にする上での重要なステップです。経営者としては、定期的にKPIの適切性を確認し、必要に応じて見直しを行うことで、企業の成長を支えることができます。

まとめ

中小企業の経営者として、人事制度のKPI指標の理解とその適切な管理は、経営の成功に不可欠です。この記事を参考に、自社の人事制度の見直しやKPIの設定・管理を進めてみてはいかがでしょうか。

中小企業の経営者は多岐にわたる業務に関わっており、特に人的資源の有効な活用は企業の競争力を左右します。KPIはその実績を数値化し、明確な方向性を示すツールとして役立ちますが、その選定や管理には注意が必要です。

  1. KPIの数値だけに注目するのではなく、背後の背景や状況を理解すること
    数値だけを追求することで、組織内のバランスが崩れる場合があります。例えば、業績を上げるために無理な目標を設定し、従業員の過労やモチベーションの低下を引き起こすことは経営の持続性に繋がりません。
  2. 一般的なKPIが必ずしも自社に合っているとは限らない
    業界や競合他社のKPIをそのまま取り入れるのではなく、自社の事業モデルや経営方針、組織文化に合ったKPIを設定することが重要です。KPIは経営の指標であり、その選定は企業の特性や方向性を反映するべきです。

以上のことを踏まえて、KPIの設定や管理は経営の根幹をなす要素と言えるでしょう。中小企業の経営者として、この記事で紹介したポイントや誤解を意識しながら、経営の持続性や従業員の満足度向上に努めることが望まれます。経営戦略と人事戦略は密接に関連しており、適切なKPI管理を行うことで、企業全体の成長を促進することができるでしょう。