テレワークを導入するための手順をわかりやすく解説

テレワークを導入するための手順をわかりやすく解説

働き方の多様化やコロナ禍の影響からテレワークの導入が急激に進んでおり、自社においてもテレワーク導入を早急に検討する必要に迫られている企業も多いのではないでしょうか。そこで今回はテレワークの導入手順について解説します。

テレワークとは

テレワークは大きく分けて在宅勤務・モバイルワーク・コワーキングスペースの3種類に分かれています。
コロナ禍で増えている在宅勤務は出社せず自宅で業務を行う方法です。育児中や介護中の方、または怪我等で通勤が難しい方も無理なく働けるというメリットがあります。
モバイルワークは移動中や顧客先などで業務を行う方法です。外回りが多い営業の方などは、わざわざ会社に戻る必要がないので、時間を有効的に使うことができます。
コワーキングスペースはカフェやサテライトオフィス、レンタルオフィスなどで勤務する方法です。近年増加しているフリーランスの方が利用することが多いです。

テレワーク導入手順

導入検討・方針決定

テレワーク導入するときは、まず導入の目的を明確します。テレワーク導入における目的を明確にすることで、テレワークの指針であったり機能性の検証をすることが可能となります。また、導入を検討する際は以下のポイントを検討する必要があります。

  • 導入目的
  • 導入範囲
  • 対象業務
  • 頻度
  • 導入コスト

現状把握

テレワークの前提条件が決まったら、現状を把握してテレワーク時に起こりうる課題を考えます。現状の規則や評価制度などではテレワークに対応できないものがあると思われるため、特に下記ポイントについてテレワークに適したものに見直すことを検討する必要があります。 

  • 就業規則(始業・終業、給与や手当等)
  • 人事評価制度
  • テレワーク時の勤怠管理・業務管理の方法
  • テレワーク実施に関する申請・承認方法
  • テレワーク実施に関するセキュリティルール
  • ICT環境の確認

テレワークのルールを作る

上記で浮き彫りになったテレワークの課題を踏まえて、テレワークのルールを策定します。必要に応じてテレワーク導入に関する教育・研修を実施します。

テレワークの環境整備

テレワークに一番必要な「ICT環境」の整備を行います。
まず、パソコンについて、会社から支給するのかリモートデスクトップやクラウド型アプリケーションを利用するのかを検討します。情報通信ネットワークのセキュリティの確保や初期費用をどのくらい用意するかによって決定します。
次に、労務管理について検討します。始業/終業時刻の記録や報告をする勤怠管理、業務時間中の在席管理、業務遂行状況を把握する業務管理、パソコンのログを取得して労働時間を把握など、テレワークに対応できるシステムを検討して導入します。
また、テレワーク中に使用するコミュニケーションツールについて検討します。ZOOM等のオンライン会議ツールやChatWorkのようなビジネスチャットなどのコミュニケーション活性化ツールを検討して導入します。

評価・実施

テレワークを実施して3カ月程度の期間が経過したら、当初に立てた導入目的が達成できているかを確認します。本格導入に向けて導入の目的と実施内容を照らし合わせて評価を行い、テレワークの効果や課題を明らかにしていきます。
また、テレワークの対象社員にヒアリングやインタビューを行って不満点や課題点を洗い出します。PDCAサイクルを回して少しずつ制度の改善を行うことにより効果を最大化することができます。

テレワークを導入したら助成金をチェック

特に中小企業の場合、テレワークを導入すると助成金の対象となる場合があります。例えば厚生労働省の人材確保等支援助成金(テレワークコース)などがあります。

まとめ

このページではテレワークを導入するための手順について説明しました。

  • テレワークとは
  • テレワークの導入手順
  • テレワークを導入したら助成金をチェック

コロナ禍や働き方の多様化に伴ってますますテレワークの需要は高まっています。この機会にテレワークの導入を検討してみてはいかがでしょうか。テレワーク導入時の人事評価にお悩みの方は専門家に相談することをおすすめします。

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